浅析促进档案馆功能建设
[内容提要]加强档案馆功能建设，是一项新时期档案工作转型、创新、发展的系统工程；又是一项提升档案馆公共服务能力，打造档案服务大局、服务社会大众新品牌的系统工程；更是一项彰显档案信息存储之基，传承社会文明之韵，整合历史文化之源，实现馆藏信息共享的系统工程。要进一步加强档案馆功能建设，拓宽档案馆社会服务功能，对各级国家综合档案馆
还有很长一段路要走。
[关键词 ] 档案馆 功能 建设
加强档案馆功能建设，是一项新时期档案工作转型、创新、发展的系统工程；又是一项提升档案馆公共服务能力，打造档案服务大局、服务社会大众新品牌的系统工程；更是一项彰显档案信息存储之基，传承社会文明之韵，整合历史文化之源，实现馆藏信息共享的系统工程。2004年召开的全国档案局长馆长会议在认真总结实践经验的基础上，对档案馆的功能建设进行了进一步系统阐述，即“档案馆作为党和国家的科学文化事业机构，不仅具备收集、保管、利用档案资料这三项基本功能，而且还具备保存人类文化遗产、维护历史真实面貌、资政襄政、繁荣科研、发展经济、宣传教育等社会功能。要充分发挥档案馆的基本功能和社会功能，把档案馆真正建成档案安全保管基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用的中心和档案信息服务中心。”二○○六年三月一日，在全国档案馆拓展社会服务功能座谈会上，国家档案局长毛福民指出要把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地和爱国主义教育基地，建成为改革开放和现代化建设事业提供档案信息服务的中心。随着档案馆整体功能的不断完善，档案馆的服务功能也在不断加强。从我国改革开放初期档案馆由封闭、半封闭向开放的初步转型，到目前将档案馆功能定位于"四位一体"，我国档案馆的服务功能建设取得了长足的进展。档案馆的服务对象从主要为各级领导和党政机关扩展到社会各界和广大人民群众，服务方式、服务内容也发生了很大变化，服务工作取得了显著成效，档案工作在全面建设小康社会进程中的独特作用得到了较好的发挥。但是，目前，我国绝大多数综合档案馆基本上都是计划经济条件下形成的档案工作体制，有三大突出特征，一是档案资源分散，二是自我封闭，三是服务功能单一。存在五大弊端：一是档案人员不能充分发挥作用，造成人力浪费。二是投入分散，难以发挥效益，造成财力浪费。三是重复建设，造成物力浪费。四是管理非专业化，造成水平低下。五是档案资源分割，难以为群众提供“一站式服务”。 要进一步加强档案馆功能建设，拓宽档案馆社会服务功能，对各级国家综合档案馆还有很长一段路要走，笔者认为目前在加强档案馆功能建设中应着重注意以下二点
一、要集中优势力量，加强综合档案馆的建设
我国各级国家综合档案馆是按行政区域设置的收集和永久保管多种门类的档案和有关资料，并向社会提供利用的机构。它更是面向社会，面向大众，为本地区广大群众服务的信息中心和文化阵地。处于转型期的国家或地方，用于发展提高综合国力的资金是非常有限的。而档案馆是社会公益性事业单位，资金的投入主要是依赖国家。如果不突出重点，不管它发挥的作用大小，也不管它是否与当地的经济发展相适应，一味地强调档案馆要上规模、上档次，将有限的资金一点一点地分割，将对综合档案馆的进一步发展构成威胁，同时也会影响其他各级各类档案馆的发展，其最终结果将影响到整个档案事业的向前发展。目前，国家综合档案馆，特别是市县以上的档案馆，无论是在丰富的馆藏、技术装备、管理水平，还是在人员素质与结构方面都是其他各级各类档案馆无法比拟的。各级党委政府应该充分利用它的综合优势，集中力量建设好当地国家综合档案馆，发挥其中心馆的效应，以它们为龙头，带动其他各级各类档案馆的发展，从而赢得社会的认同，推动档案事业的向前发展。
二、要根据现代化档案馆功能的要求，推进综合档案馆基础设施建设
新馆建设事关档案馆事业发展全局，是档案馆“四位一体”功能建设的保障平台，由于历史原因，我国大多深处于党委、政府机关大院的档案馆，在人民群众的心目中曾长期与“保密”、“内部”等字眼相关联，很少把档案馆与自己的生活直接相联系。面对这种状况，各级档案馆把贴近群众作为拓展社会服务功能的重要突破口，积极开展新馆建设各项准备工作，打造档案馆服务新平台，以全新的服务理念全面打造档案馆的新形象，有效拉近了档案馆与人民群众的距离。贴近群众的服务理念，促使档案馆不仅考虑从建筑设计观念、服务设施方面满足普通百姓的需要，而且也从地域空间上贴近人民群众，提供更加便捷的服务。
1、突破传统观念，按照现代档案馆的要求选址。长期以来，我国综合档案馆大都建在当地机关的“高墙内院”，使档案馆无法正常履行对外开放、陈列展览等职能。要塑造现代档案馆的新形象，在选址上要充分体现现代化气息和更丰富的文化内涵，遵循“靠近政府区、接近文化区、远离工业区”的原则。首先，应彻底打破档案馆作为机关附属物的老观念，走出机关大院，独立建造档案馆。其次，要选择交通相对便利的地方。开放利用是档案馆今后的生存之本，随着利用群体的不断扩大，档案馆在考虑安全防火和避免有害气体等因素的同时，要把便于群众利用放在重要位置，按照开放性公共场所的理念，选择交通便利、城市公共设施较完备的地域建造
档案馆。第三，选址时应与周围自然环境、城市总体风格、文化氛围相适应，尽可能靠近文化区，和图书馆、博物馆等公共性文化场所相互呼应、和谐统一并具有鲜明的个性。同时，从休闲服务的角度出发，还要适当考虑一些环境因素。第四，考虑档案保管的特殊性，尽可能选择地势较高、场地干燥、便于排水的场所，严禁档案馆毗邻具有明火的餐饮用房和娱乐场所。
2、按照“两个基地、二个中心”的要求，做好档案馆的规模设计和功能区划分。传统档案馆建筑主要由库区和业务技术用房组成，往往只能满足档案资料长期存放和档案馆内部业务开展的需要。当前，档案馆馆舍建设要把重点放在拓展教育功能和服务功能上，充分体现人本化，一切从方便
利用者出发，把档案馆建成有文化内涵、现代气派和地方特色的文化标志性建筑。在规模上，市级综合档案馆建筑面积应在5000平方米以上，县级综合档案馆建筑面积应在3000平方米以上。在功能划分上，要设置服务教育区、库区、办公区、管理区、公众活动区五块功能区域，每个功能区既要保持相对独立，又要保证开展档案各项业务流程的方便，并留有一定的发展余地。其中服务教育区用来满足今后档案馆对外开放和拓展服务功能的需要，要确立“以人为本”的理念，突出服务功能，应设置现行文件中心、爱国主义教育基地展厅、学术报告厅、多媒体演播室等开放性场所；库区除了保证档案存放的面积外，还应符合档案的消防、安全、温湿度控制等技术要求；办公区由馆办公用房和局行政用房组成，两者的安排上应从使用方便性上综合考虑；管理区由业务用房、技术用房、辅助用房组成，业务用房主要满足档案收集、整理、鉴定等档案业务开展的需要，应包括全宗室、整理室等用房，技术用房用来满足档案的保护、抢救等需要，除了保证一定的面积外，还应根据不同的用途，选择合适的位置和配置必要的配套设施，辅助用房主要包括中央控制室、空调机房、消防水泵房、配电房等楼宇管理技术用房；公众活动区是人们在查档、参观之余的休憩场所，主要包括休息室、大厅活动区等；公共活动区可设计成庭院式，营造宽松、优美的氛围，给人以开放式和文化机构的印象。
3、围绕发挥档案馆功能，加强各项基础设施建设。档案馆设计，必须坚持高起点、高标准及超前性，充分体现现代档案馆多功能性和开放性，在通盘考虑的基础上，根据不同的管理区域，不同的功能要求，合理配置各类用房和配套设施，形成相对独立的管理体系，实现保管重地和开放场所的和谐统一。
（3）开放展览场所。创建爱国主义教育基地是档案馆开展社会教育功能的重要举措，在新建档案馆时应注重对这一类功能用房的规划设计。县以上综合档案馆的永久性档案陈列室一般不低于200平方米；多媒体视听室的建筑面积一般不低于100平方米；县级综合档案馆对外展厅面积不应低于300平方米，市级综合档案馆的对外展厅面积不应低于500平方米。同时，各地还可结合地方经济文化发展水平、档案馆馆藏规模、参观人数等因素，分别开辟流动和静态展厅。由于现行文件中心的管理对象和利用方式与传统查阅窗口有较大区别，因此，应开辟相对独立的接待利用场所和保管库，在规模和设备配置上应从各地实际出发。
（4）学术研究和休闲场所。随着档案馆服务功能的不断拓展和文化品味的逐步提高，国际、国内的档案学术研究活动越来越多，在新建档案馆时应设计建造多功能学术报告厅。为配合开放式档案馆的需要，建造一些配套的休闲场所，如庭院、休息场所等公共设施，给利用者一个休息放松的场地，也是对档案馆开放形象的无形宣传。
三、要做好档案馆各项基础业务工作，充分发挥档案馆社会功能
档案馆为社会提供服务使档案价值得以实现从而发挥其社会功能要通过各项业务工作的良好运转才能得以实现。因此做好馆内各项业务工作是使档案馆社会功能得以发挥的前提。
1、认真学习借鉴安徽的经验，整合档案信息资源，提高馆藏档案质量，加强档案资源建设。没有丰富的馆藏“实现档案馆社会功能”就成为一句空谈。面向公众为社会提供档案服务必须有丰富的馆藏作为后盾。从目前来看档案馆尤其是区县级档案馆馆藏匮乏是影响其社会功能发挥的重要因素。目前各级各类综合档案馆的档案，普遍存在着精芜混杂，结构
不合理的问题。尽管在１９８６年２月７日国家档案局制发的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》中规定了收集建国后档案的范围，但实际上，馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案多，科技档案、专门档案极少，从档案内容上看真正具有查考价值的档案实在不多可为社会公众所用的档案就更少了。使其名为综合性档案馆，实为党政机关档案馆。加之，还存在着大量重复的档案及长期卷档案没有及时进行鉴定。这一系列问题严重影响了档案馆功能的发挥。
最近在全国档案系统，一场因安徽省档案局率先进行资源整合、体制创新和社会化服务等改革，建立起一套国家档案管理与利用新模式，探索出一条在市场经济条件下国家档案资源为经济建设和社会服务的新路引起强烈反响。中共中央政治局候补委员、中央办公厅主任王刚同志，作了重要批示：整合档案信息资源、创新档案服务机制，是推动档案工作更好地为党和国家工作大局服务的重要举措。安徽省档案部门认真探索建立国家档案管理利用新模式的做法值得肯定，各级档案部门要认真学习借鉴这一成功经验。要坚持以科学发展观统领档案工作全局，解放思想，实事求是，与时俱进，科学整合并合理开发档案信息资源，进一步发挥档案工作在全面建设小康社会中的特殊作用。国家档案局局长毛福民说“安徽档案工作创造了两个全国第一”，“为档案工作深化改革找到突破口，提供了启示。”
为此，各级档案馆一定要按照王刚同志重要批示的要求，认真学习借鉴安徽的经验，结合各地实际，进一步解放思想，更新观念，与时俱进，整合档案信息资源，创新档案服务机制，破除经费国家投入、资源部门分割、难以服务社会的旧模式，建立起行政区域内国家档案资源集中统一管理、开展“一站式”服务的新模式，真正实现档案资源国家所有、社会共享，充分发挥档案工作在全面建设小康社会的重要作用。通过对国家档案资源归属和流向的调整、档案工作机制的归并等多种措施，进一步理顺档案行政管理部门与主管部门在专业档案工作中的关系，建立以档案行政管理部门为主体、各主管部门配合的国家档案资源建设监管体制，变专业档案的多头管理、分散保管为国家综合档案馆的集中统一管理，最大限度地优化配置国家档案资源。按照重点发展国家综合档案馆的原则，专业档案资源规范整理后按规定移交本级国家综合档案馆，建立起“归属明晰、运转协调，门类齐全、结构合理，管理科学、服务高效”的国家档案资源管理利用新模式，实现档案资源集约化、人员素质现代化、业务建设标准化、管理工作规范化、服务社会优质化。只有这样，才能进一步增加档案部门对国家档案资源的监督管理职能和公共服务能力，开发和实现档案资源的最大效益，为经济建设、政治建设、文化建设和社会建设提供更好更快的服务。
2、做好档案征集收集工作。必须大力丰富馆藏，改善馆藏结构，建立档案信息资源的保障体系。馆藏是一个地区经济、政治、科技、教育、文化、历史的综合反映，馆藏的丰富和优化与否，是实现档案利用需求的前提条件。俗话说：“巧妇难为无米之炊”，很显然，单一、贫乏的档案馆藏，即使有其现代化的开发手段，也难以开发出能够满足社会各方面利用需求的档案信息。因此，必须加大力度，走丰富馆藏之路，要突破传统的收集工作定势。一是接收档案的时间要提前，对在经济建设和社会各项事业中有较大现实利用价值的档案，可以打破十年接收的界限，提前接收进馆，使其发挥更大的作用。二是接收、征集的范围要扩大，对重点工程、重大活动、重要人物的各种门类档案都要及时收集进馆，必要时可以提前介入做好归档指导工作，确保归档文件材料齐全、完整。只有这样才能真正建立起馆藏丰富、结构合理、富有特色的档案信息资源保障体系，从而为档案信息资源的有效开发利用奠定良好的基础。
3、 做好档案开放工作。档案开放就是在无损国家和个人利益的前提下将档案向社会公众开放以最大限度地发挥档案的价值。所以做好开放工作是保证档案馆社会功能得以实现的一个主要方面。开放档案时应严格依照档案法及有关法规认真筛选、审慎鉴定符合开放条件的档案必须向社会开放另外应做好开放档案的宣传工作通过发布公告等方式向社会公众公布开放档案目录介绍开放档案内容以便社会公众知晓为开放档案之利用创造条件。
4、 提高编研工作水平。编研工作是档案利用工作的较高形式是开发馆藏档案信息资源的重要手段其水平的高低直接影响到档案馆社会功能的发挥。从目前实际工作来看档案馆（尤其是区县级档案馆编研工作水平有待提高。一是要加强编研力量。编研工作开展起来周期长见效慢，因此在一些档案馆未得到领导的高度重视，只有加强编研力量增加人、财、物的投入为编研工作开展创造良好的外部条件才能保证编研工作的正常开展不断提高编研工作的水平。二是要提高编研产品质量。撰写出具有较高使用价值实用性较强易于传播的编研成品才能说明编研工作在档案馆社会功能的实现中发挥了应有的作用。要充分利用馆藏档案资料，紧贴市委、市政府中心工作，围绕社会难点、热点，编纂相关资料，发布最新档案信息，为经济建设和社会发展服务。不仅可以成为领导决策的工具书和制定政策的参考书，而且能使“死”档案变成活材料，将静态信息转化为动态信息，实现资源共享，这是一项功在当代，利在千秋的好事。
5、全面推进档案信息化建设。电子计算机的高效、准确有助于实现档案馆的社会功能。从目前来看应努力做到以下两点：一是加快档案数据库建设。国家综合档案馆在完善馆藏各类薄册式检索工具的基础上，应用档案信息管理的专用软件，抓紧馆藏档案数据库建设，将需求量大的党委、政府等核心部门档案进行数字化，实行全文检索，将馆藏全宗案卷级目录输入计算机，建设案卷级数据库；将群众需求量大的文书档案、现行文件、开放档案、照片档案等建立文件级目录数据库。档案数据库的建立，提高档案信息检索效率，进一步推进档案馆社会功能的实现。二是坚持以档案网站建设为信息化的突破口，提高档案信息开发和服务能力。继续实施“三网并进”，实现档案信息资源共享各级国家综合档案局馆内应建立局域网，利用政府网络信息平台，连接了当地政府
广域网、国际互联网，并在互联网上建立档案信息网站，尽快加入公共信息网使档案信息的利用具有更加广泛的社会性最大限度地发挥档案馆的社会功能。
6、积极创建爱国主义教育基地。近几年档案馆社会教育功能越来越受到重视，纷纷通过建立爱国主义教育基地是发挥这一功能的主要方式，档案馆的社会宣传教育功能不断增强。一是积极创建爱国主义教育基地。各级档案馆要在确保馆藏档案安全的前提下，根据新形势下综合档案馆发挥决策参考功能、展览教育功能、社会课堂功能、信息集聚与传播功能和咨询利用功能的实际需要，新建、改建或扩建暂时有困难的，应立足现有条件，合理调整用房，辟出必要的档案展厅，以史实展示当地的历史面貌和辉煌成就，成为人们了解当地历史的窗口。二是举办档案图片展览。充分利用馆藏资料对广大市民进行社会主义教育、爱国主义教育和改革开放教育。
7、继续推进全市现行文件查阅中心建设。要在已公开现行文件利用服务工作的“做深、做细、做实”上下功夫，大力提升中心的服务水平和质量。充分利用档案馆作为当地党委政府政务信息公开场所的时机，扩大接收范围，加大接收力度，理顺运作机制，改善服务设施。
四、进一步提高档案馆工作人员的素质
档案馆工作人员是否具备较高的素质在发挥档案馆社会功能中起着决定性的作用。提高素质应做到以下两点
1、钻研业务提高工作水平
档案馆工作人员作为国家财富的保存者、守护者、档案馆的主人应本着对历史负责的态度认真钻研业务开展深层次的研究工作发挥档案的价值为实现档案馆的社会功能尽到自己的责任。
2、塑造新时期档案馆工作者的新形象
现在的档案馆工作人员已不是过去的“看摊者”、“守门人”了。新的时代要求档案馆工作者必须投身于社会把自己的知识、才学奉献给社会同时将新的形象展示给社会。笔者认为档案馆工作者的新形象应是知识领域工作者所具有的较高的修养、情操以及档案服务部门所特有的良好的风范与气质。理想形象的塑造不是一朝一夕的事情档案馆工作者应不断增加自身的学识提高自身的修养陶冶自身的情操以自己的博学以及良好的职业道德赢得社会公众的敬重从而提高档案馆的社会地位更好地实现档案馆的社会功能。
3、必须着力转变工作作风，增强服务意识，建立优质、高效的服务机制。服务性是档案工作的根本属性，只有树立主动服务的理念，才能产生自觉服务的行动。实践证明，档案工作要有所作为，就必须紧紧围绕服务这个主题，不断更新服务观念，拓展服务领域，改革服务方式，创新服务机制，从不同服务对象、不同服务内容、不同服务需求出发，全方位、多层次、多角度地开展优质服务，努力做到王刚同志提出的小康社会建设覆盖到哪里，档案服务就延伸到哪里；小康社会建设需要什么服务，档案部门就努力提供相应的服务。要以“三个代表”重要思想统领档案工作，使档案和档案工作更好地为先进生产力、先进文化和最广大人民的根本利益服务。要不断提高服务水平和服务质量，努力做到求真务实转变作风，优质服务奉献社会，为全面建设小康社会作出档案部门应有的贡献。
